L'Indiscreto Il Quotidiano Delle Marche

lunedì, 22 luglio 2019

La fattura elettronica in albergo

LAVORO -  Il 1 gennaio 2019 è entrata in vigore la fatturazione elettronica per i privati, che ha rivoluzionato la vita delle imprese italiane e in particolare delle strutture ricettive.

Mentre prima molte strutture si avvalevano anche di fogli excel per la gestione del plateau e sfruttavano solamente gli strumenti on line del portale alloggiati e dell’invio dati all’ISTAT, adesso è diventato necessario adottare una soluzione gestionale.

E’vero che è possibile emettere fatture elettroniche anche direttamente dai portali come Aruba o Ascom, ma la gestione quotidiana dei singoli documenti direttamente da questi portali è davvero scomoda per chi lavora alla reception.

Mentre per le aziende tradizionali pur essendo complesso il processo di emissione della fattura, vuoi per la mancanza dei dati societari quali il regime fiscale, il codice destinatario e la pec vuoi per i difetti strutturali della piattaforma, c’è una certa calma che consente di ragionare e portare a casa il risultato, in albergo i tempi sono ristretti.

In albergo al mattino la situazione è particolarmente critica, perché spesso i tempi sono brevi tra il check in ed il check out, i dati forniti dai clienti sono incompleti e spesso i clienti richiedono ancora copia cartacea della fattura prima di andare via per le note spese o perché richiesto dai propri uffici amministrativi.

Ciò costringe i concierge ad un superlavoro per compilare in tempi utili le anagrafiche clienti, perché per poter rilasciare copia cartacea al cliente prima di andar via, è necessario emettere la fattura elettronica col numero assegnato, e spesso copia del preconto senza progressivo non viene accettata.

Inannzitutto lo strumento di verifica on line delle fatture elettroniche sul sito dell’Agenzia delle Entrate è sempre più spesso offline, e questo impedisce di fare un controllo preliminare dei documenti prima di inviarli allo SDI, ma poi gli stessi intermediari non hanno formato bene i clienti che hanno grosse difficoltà nell’utilizzo delle piattaforme, in particolare quando devono caricare file XML esterni provenienti da altri gestionali.

Tutti i gestionali tra cui anche i PMS si sono infatti dovuti adeguare alla nuova normativa, che prevede l’emissione di un file strutturato in formato XML che contiene in formato elettronico tutti i dati della fattura cartacea che adesso non ha più valore.

Micropedia si è posta questo problema nella realizzazione del modulo di fatturazione elettronica per le strutture ricettive, creando nel proprio PMS Hotelpedia un modulo di fatturazione elettronica per alberghi semplice e veloce, che consentisse ai propri clienti l’emissione di fatture elettroniche in tempi brevi.

Hotelpedia prevede due modalità di emissione di fatture elettroniche: dal check out e dai documenti vari, nei quali il contenuto della fattura e gli importi sono liberi e cio’ è molto utile per l’emissione di documenti non legati ad un soggiorno o documenti di acconto.

IL sistema guida passo passo il cliente nell’emissione della fattura elettronica, sottolineando l’incongruenza dei dati del cliente o dell’azienda, evitando cosi’ inutili perdite di tempo successive quando dovrà caricare il file sul portale dell’intermediario o inviarlo via pec allo SDI.

I campi che non vengono riempiti e sono obbligatori vengono alimentati dal sistema in automatico, come il codice destinatario, che viene riempito con sette zeri nel caso del cliente italiano o con sette X nel caso di clienti stranieri.

E’possibile specificare nelle impostazioni un percorso dove salvare i file xml che vengono generati dal sistema.

Questa cosa si è rivelata una scelta vincente nel caso in cui il commercialista dell’albergo volesse ricevere in tempo reale i file generati dalla struttura.

In questo caso è sufficiente condividere una cartella del PC col commercialista con One Drive o Google Drive e quindi all’emissione del documento elettronico i file diventano disponibili in tempo reale all’amministrazione.

Molti hanno creato anche delle cartelle da verificare e verificati, per agevolare al commercialista il compito di invio dei file.

E’possibile annullare e rifare la fattura elettronica quante volte si vuole in tempi rapidi e stampare anche una copia cartacea per il cliente.

Il programma oltre ad essere di semplice utilizzo e con ottime recensioni, ha anche un ottimo rapporto qualità prezzo, che lo colloca ai primi posti sul mercato dei gestionali alberghieri in Italia.

In conclusione, un PMS che sia rapido e preciso nell’emissione della fattura elettronica è ormai uno strumento indispensabile per le strutture ricettive che gestiscono un grosso flusso di clienti e stanno avendo problemi logistici al momento del check out.

Pellegrinaggio

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