La lettera è un elemento fondamentale nell’ambiente lavorativo, serve a dimostrare professionalità e a fare una buona impressione. Con il passare degli anni la tradizionale lettera si è evoluta in email, il metodo di comunicazione più utilizzato in ambito professionale.
La quantità di email di lavoro che si inviano e si ricevono quotidianamente è tanta, molto spesso si tende a commettere errori banali che possono rovinare la propria lettera professionale, oppure si inseriscono elementi che non fanno parte del linguaggio formale.
Utilizzare il giusto modello di lettera nella corrispondenza professionale è il primo segreto per fare una buona impressione e per avere la certezza che all’email viene posta la giusta attenzione. In base al contenuto da inviare, su Lettereprofessionali.it è possibile trovare tante e diverse guide per scrivere correttamente una lettera professionale.
Modello di lettera professionale che cos’è
La lettera di lavoro è un modello che si basa su una comunicazione scritta di tipo formale e si utilizza quando un’azienda deve scrivere a collaboratori, partner, clienti, fornitori e/o ai dipendenti, per garantire la professionalità della comunicazione.
In origine, la lettera di lavoro veniva inviata per posta ordinaria e con l’avvento delle nuove tecnologie si è passati ad una comunicazione più immediata tramite email di lavoro. Ad oggi, è possibile scegliere tra diversi modelli di lettere di lavoro che si differenziano in base allo scopo.
Il formato della lettera professionale è molto importante perché ogni formato è caratterizzato da uno specifico stile di scrittura, formattazione e organizzazione del testo. Ciò che accomuna tutti i modelli di lettere di lavoro sono: la scrittura formale, l’intestazione, i saluti, la frase di chiusura e i contatti.
Lettere professionali più diffuse
Lettera di lavoro (tradizionale)
Nonostante il rimpiazzo definitivo della comunicazione cartacea, ancora oggi è possibile ricevere una lettera professionale mediante posta o corriere. Anche se di rado, è possibile utilizzare una lettera di lavoro per allegare altri contenuti come flyer informativi, offerte speciali, dettagli su uno specifico progetto o anteprime di un lavoro (es: un nuovo prodotto da provare allegato ad una lettera).
Per scrivere una lettera formale è necessario utilizzare un carattere 12 con spaziatura singola, inserire un margine di 2,5 – 3 cm per ogni pagina. Una lettera di lavoro tradizionale deve sempre comprendere i seguenti elementi:
- Intestazione: nome, cognome, indirizzo, ragione sociale, telefono, email;
- Data;
- Contatti del destinatario;
- Saluti iniziali;
- Corpo della lettera: deve essere realizzato in massimo 3 paragrafi;
- Conclusioni;
All’interno del corpo della lettera bisogna riassumere l’obiettivo principale della lettera, in modo coinciso e chiaro. Il primo paragrafo è sempre rivolto alle presentazioni, mentre il secondo e il terzo paragrafo sono destinati alle spiegazioni.
Una lettera deve sempre concludersi con un apprezzamento.
Email professionale di presentazione
Le email di lavoro devono essere formattate come una tradizionale lettera di lavoro, lasciando quindi i giusti spazi tra i paragrafi e inserendo una corretta formattazione. Per catturare l’attenzione del lettore è fondamentale scrivere nell’oggetto una frase che riassuma il contenuto dell’email e che sia accattivante.
A differenza delle tradizionali lettere di lavoro, nelle email è bene non superare i due paragrafi e inserire il concetto principale nel primo paragrafo, subito dopo le presentazioni.
I contatti dovranno essere inseriti alla fine della email e non nell’intestazione, senza escludere un link che reindirizza il lettore verso un sito web, un portfolio, una pagina di presentazione o verso un social network professionale (LinkedIn, pagina Facebook e così via).
Lettera di motivazione
La lettera di motivazione è un modello molto utile quando bisogna candidarsi per una nuova offerta di lavoro, per esprimere delle solide motivazioni che devono convincere i recruiter a chiamare l’individuo per un colloquio.
L’obiettivo di una lettera motivazionale è quello di dare personalità alla propria candidatura e descrivere il proprio potenziale, cosa si può offrire all’azienda e quali sono le capacità più rilevanti.