La digitalizzazione è ormai divenuta uno degli obiettivi principali da conseguire all’interno dell’azienda, visti i grandi vantaggi che questo cambiamento offre per le imprese sotto tutti i punti di vista. Non è un caso quindi che sempre più organizzazioni abbiano avviato questo processo, in particolare in quei reparti nei quali l’utilizzo delle tecnologie è in grado di semplificare enormemente il lavoro dei team.
In questo senso, a beneficiare maggiormente del nuovo approccio basato sulla digitalizzazione sono senza dubbio le Risorse Umane, responsabili di gestire il capitale umano e in generale favorire un ambiente di lavoro in cui i dipendenti si sentano pienamente coinvolti, soddisfatti e di conseguenza più produttivi e leali nei confronti del management.
Portale HR: lo strumento per la trasparenza aziendale
Direttamente collegata alla digitalizzazione aziendale c’è l’introduzione del portale dei dipendenti, chiamato anche con il termine portale HR. Attraverso questa piattaforma digitale, infatti, si offre sia ai propri lavoratori uno strumento online con il quale comunicare e scambiare informazioni e documenti con la propria azienda in modo sicuro ed affidabile, realizzando una struttura di comunicazione interna efficace e trasparente per quel che riguarda quegli elementi che sono ritenuti essenziali non solo dal management ma anche dalla forza lavoro.
Con il portale HR, infatti, i dipendenti possono avere a disposizione una panoramica completa del proprio lavoro, delle proprie informazioni personali, delle ore lavorate, i propri turni, la busta paga e i certificati aziendali in modo rapido e sicuro, con un flusso di dati continuo e condiviso.
Un sistema del genere, come intuibile, rappresenta anche un supporto tangibile per il reparto delle risorse umane per quel che concerne la gestione dei dipendenti e dei dati del personale, potendo quindi verificare in tempo reale e al riparo dall’errore umano ogni informazione determinante per poter strutturare in modo efficace i turni, le mansioni da assegnare a ciascun lavoratore e rendere armoniosa l’operatività quotidiana.
In questo modo, si realizza un clima lavorativo caratterizzato da un alto livello di trasparenza, nel quale entrambe le parti, vale a dire lavoratori e management, possono condividere le stesse informazioni, inviare feedback e comunicare tra loro in modo istantaneo, risparmiando tempo e agendo tempestivamente qualora venissero ravvisate criticità o problematiche dei singoli o dei team.
Portale HR: i vantaggi per dipendenti e impresa
Come accennato in precedenza, i vantaggi di dotare la propria azienda di un portale HR riguardano sia l’impresa che i lavoratori coinvolti nell’organizzazione.
Partendo dai secondi, utilizzando un software di questo tipo, i dipendenti potranno in ogni momento verificare lo stato del proprio lavoro, monitorando le scadenze, modificando le proprie informazioni personali direttamente dal proprio account senza passare per le Risorse Umane e comunicare con i responsabili in tempo reale. Ma non solo.
Avendo a disposizione una panoramica completa del proprio impegno, i lavoratori saranno in grado di gestire in autonomia il proprio tempo, aumentando di conseguenza il proprio livello di responsabilità, motivazione e soddisfazione, elementi che poi si traducono in maggiore produttività.
Inoltre con un portale per i dipendenti, quest’ultimi potranno caricare documenti in totale sicurezza, riducendo al minimo il rischio di dimenticanze dovute all’errore umano, grazie alla possibilità di stabilire un sistema di notifica.
Per quanto riguarda invece i benefici per l’impresa, e delle Risorse Umane in particolare, il portale HR consente ai responsabili HR di poter monitorare i turni e verificare le presenze e le assenze, così da poter assegnare le attività in modo coerente rispetto alla disponibilità lavorativa in un dato momento, controllando anche il piano ferie, i permessi e gli eventuali straordinari, in modo da poter elaborare la busta paga puntualmente e senza errori.
Anche per le HR la comunicazione con il personale risulterà essere più rapida ed efficiente, così come l’archiviazione di documenti importanti, aumentando anche la sicurezza nel trattamento dei dati e abbassando sensibilmente i costi operativi per la gestione del capitale umano e, in generale, per quelle attività amministrative ripetitive che rubano molto tempo al reparto.