Procrastinazione e gestione del tempo: soluzioni per medici e sanitari oberati dal lavoro

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Procrastinare e accumulare lavoro è qualcosa in cui tutti ci siamo ritrovati, almeno una volta nella vita. Questa condizione scaturisce da una serie di fattori legati ad una cattiva gestione del tempo e si traduce in colli di bottiglia, stati di ansia e di frustrazione e, ovviamente, anche in risultati negativi sul piano lavorativo e relazionale.

Quando questa problematica colpisce ambulatori e studi medici gli effetti possono essere disastrosi perché ad esserne coinvolti non solo solamente i professionisti sanitari ma anche i loro pazienti e, quindi, la salute collettiva. Tuttavia spesso dimentichiamo che dietro un camice c’è pur sempre un essere umano con le sue preoccupazioni, i suoi ritmi di lavoro e i suoi acciacchi.

Perché è importante imparare a gestire il tempo

Certo è vero che da un medico o da un sanitario ci aspettiamo sempre un lavoro impeccabile ma è vero anche che è impossibile “brillare” ogni giorno, senza accusare stanchezza, stress e pressione lavorativa. Ebbene questo articolo è dedicato a chi esercita una professione sanitaria e sente il peso di un flusso di lavoro estenuante che, unito a problemi di gestione del tempo e di procrastinazione, causa accumuli e carichi sempre più difficili da smaltire.

Ne parleremo a partire da quella spiacevole sensazione di ansia e preoccupazione verso la lista delle cose da fare che ci rende nervosi e inconcludenti, un problema meglio conosciuto come effetto Zeigarnik. Questa definizione proviene dallo studio di una psicologa lituana che rilevò come la maggior parte delle persone tendano a dimenticare i compiti svolti e a tenere a mente solo quelli ancora da portare a termine.

Questo continuo pensiero verso la mole di cose che dobbiamo fare a lavoro diventa intrusivo e paralizzante ed è il motivo che, più tra tutti, causerebbe il blocco e la perdita di concentrazione tipica di chi vive uno stato di procrastinazione. Molto spesso sono proprio ansia, preoccupazioni e timori a impedirci di andare avanti nel lavoro e di portare a termine ciò che ci aspetta sulla temuta e odiata “to di list” del giorno.

Come uscirne?

In uno studio medico, ambulatorio o poliambulatorio sarebbe opportuno distinguere prima di tutto ciò che riguarda burocrazia e amministrazione da ciò che riguarda la salute dei pazienti. Il medico o il professionista sanitario dovrebbero concentrarsi soprattutto sull’ultimo aspetto anche se gli obblighi normativi prevedono una serie di compiti dai quali non possono tirarsi indietro.

Come fare allora?

Sicuramente adottare soluzioni semplificative per l’impianto burocratico e documentale è una buona idea perché riduce significativamente i carichi di lavoro, i ritardi e lo stress derivante da refertazione, archiviazione, fatturazione  e così via. Ci riferiamo all’adozione di software gestionali e CRM pensati proprio per semplificare questo aspetto e lasciare il medico libero di svolgere il proprio lavoro.

Non agire in base all’urgenza ma alla priorità

Il secondo suggerimento è quello di non creare liste di urgenza ma di suddividere i compiti assegnando loro tempistiche ragionevoli per portarli a termine. Si tratta di una sorta di gestione a blocchi che prevede di destinare risorse adeguate in termini di energia, tempo e denaro ai compiti da portare avanti.

Il miglior modo per uscire da un blocco lavorativo non è quello di caricarsi di lavoro per recuperare i ritardi ma di tornare ad una gestione equilibrata un passo alla volta, senza caricarsi di compiti che non saremo in grado di portare a termine per poi ricadere nel senso di frustrazione. Un passo alla volta il ritardo accumulato verrà riassorbito e la nuova gestione del tempo consentirà di gestire tutti i compiti senza andare sotto stress.